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摘要：档案管理中的精益管理应以国家档案法规和相关技术标准为基础，通过价值流分析、前端控制、标准化作业和闭环质检等路径，减少非增值环节，提升归档质量和管理效能。同时，应从制度建设、系统支撑、人员协同和评价反馈等方面完善保障机制，促进档案整理与归档流程持续改进。

关键词：档案管理；精益管理；归档流程；质量控制

引言：随着电子文件大量形成和档案利用需求不断增长，单纯依靠事后整理的管理模式已难以满足规范化、精细化要求。精益管理强调以用户需求和管理价值为导向，通过识别浪费、优化流程、控制质量和持续改进，实现资源配置与工作效能的统一[1]。因此，探讨精益管理理念在档案整理与归档流程中的应用，具有较强的现实意义。

一、档案管理中的精益管理理念概述

精益管理应用于档案管理，并非简单压缩人员、缩短工序，而是以“价值识别、流程顺畅、质量内建、持续改进”为核心，将档案形成、收集、整理、归档、保管、利用等环节纳入整体治理[2]。精益管理应以这些规范为边界，把减少重复登记、减少等待移交、减少返工补正和减少无效保管作为优化重点，进而实现档案质量、服务效率与合规风险控制的统一。

二、精益管理理念在档案整理与归档流程优化中的应用途径

（一）以价值流分析重构整理归档流程

档案整理与归档流程优化的起点，应是对文件从形成到入库的全过程开展价值流分析。实践中，低效往往并不产生于单一环节，而是分散在材料收集滞后、目录重复录入、移交口径不一、审核标准前后不一致等节点之中。精益管理要求将这些节点绘制为流程链条，区分必要作业、辅助作业和非增值作业。对于必须保留的鉴定、排序、编号、编目、装订、移交等环节，应明确责任人、完成时限和质量标准；对于重复签收、重复登记、纸电信息不一致核对等环节，则应通过表单整合和系统联动予以压缩[3]。

（二）以前端控制提升归档材料一次合格率

精益管理强调问题前移，即把整理阶段的返工压力转化为文件形成阶段的质量控制。档案部门不宜只在年终或项目结束后被动接收材料，而应在业务流程设计时同步嵌入归档要求，明确哪些材料必须归档、由谁形成、何时移交、采用何种格式和命名规则。对于会议、合同、项目、采购、科研等高频业务，可设置归档清单和模板化元数据项，使业务人员在文件形成时即完成题名、责任者、日期、文号、密级等基础信息采集，从源头减少漏归、错归和补录。

（三）以标准化作业统一纸质与电子档案处理规则

档案整理的标准化不是机械套用格式，而是把纸质档案、电子文件和数字副本纳入统一的质量控制逻辑。纸质文件整理应依照DA/T 22—2015确定分类、排列、编号和编目要求，装订环节可参照DA/T 69—2018，避免因装订方式不当影响长期保存和利用。电子文件归档则应依据GB/T 18894—2016，重视真实性、完整性、可用性和安全性，防止仅保存文件正文而忽视背景信息、过程信息和元数据。对纸质档案数字化加工，DA/T 31—2017提出宜采用彩色模式扫描；涉及COM输出的档案，扫描分辨率建议不小于300 dpi；高精度仿真复制档案建议不小于600 dpi。上述参数应作为项目验收和抽检的重要依据。

三、精益管理理念在档案整理与归档流程优化中的应用保障措施

（一）健全制度体系，明确流程边界与责任链条

精益管理能否落地，首先取决于制度是否具有可执行性。档案部门应围绕归档范围、保管期限、整理规则、电子文件归档、数字化加工、移交验收和利用反馈，形成相互衔接的制度体系，而不是把制度停留在原则性表述。各业务部门应承担文件形成和初步归集责任，档案部门承担业务指导、质量审核和集中保管责任，信息化部门承担系统支撑和数据安全责任。制度设计要避免“人人负责、无人负责”的模糊状态，可通过岗位清单、流程图、交接单和问题台账固定责任边界。尤其在机关档案管理中，归档范围和保管期限表应经审查同意后施行，实际流程调整不得突破这一基本合规框架。

（二）完善信息系统，支撑档案流程数据化运行

精益管理要求以数据识别问题，因此档案系统不能只承担目录录入和查询功能，还应支撑流程监控、质量校验和责任追溯。较为可行的路径是推动办公系统、业务系统与档案管理系统衔接，使应归档文件在形成阶段即产生元数据，并在办结、审核、归档、入库各节点自动留下时间记录和责任记录。对于电子档案，应按照GB/T 18894—2016要求，兼顾收集、整理、归档、编目、管理与处置，不能把电子文件简单等同于普通电子副本。数字档案馆、数字档案室建设也强调依托信息技术实现数字档案信息的采集、整理、存储、管理和利用。

（三）强化人员能力，形成跨部门协同机制

档案整理与归档流程涉及业务部门、档案部门、信息技术部门和外包服务单位，单靠档案人员难以完成全链条优化。精益管理要求建立跨部门协同机制，把档案要求嵌入业务培训、项目验收和系统设计。对业务人员，应重点培训归档范围、材料完整性、命名规则和移交时限；对档案人员，应提升流程诊断、标准应用、电子文件管理和质量审核能力；对技术人员，应明确元数据采集、权限控制、日志留存、备份恢复等档案管理需求。对于外包项目，不能只以加工数量作为考核依据，还应考核图像质量、目录准确率、交接记录、保密管理和整改响应。

四、结束语

总体来看，精益管理为档案管理提质增效提供了可操作的思路。其关键不在于简单压缩流程，而在于以标准为依据、以问题为导向、以质量为底线，推动档案工作从分散管理走向协同治理。未来，应进一步强化制度执行、系统联通和人员能力建设，使精益管理成为档案工作常态化改进机制，从而更好发挥档案在治理、服务和文化传承中的基础作用。

参考文献

[1]张晔. 档案管理在企业信息化建设中的作用研究[J].办公室业务,2026,(13):19-21.

[2]游盼盼.档案管理在数字化时代面临的挑战与应对策略[N].山西科技报,2026-06-26(014).

[3]段琳娜. 档案管理在数字化时代面临的挑战与应对策略[J].参花,2026,(6):114-116.

乌日旱¹  孙贵军²

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2.库伦旗中医院