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摘要：本文围绕档案全过程管理展开分析，指出当前基层单位存在归档责任边界不清、多系统协同不足、电子档案质量不稳定以及档案利用需求识别不足等问题。在此基础上，提出建立清单化归档机制、推进标准化电子归档和健全利用反馈机制等措施，以此提高档案资源的安全管理与开发利用水平。

关键词：基层单位；档案收集；档案整理；档案利用

引言：传统依靠档案人员末端收集、人工整理和被动查阅的管理模式已难以满足实际需要。因此，应从文件形成源头强化归档责任，将收集、整理、电子归档和利用服务纳入统一管理流程，以提高档案管理的规范性、连续性和可追溯性。

1 档案收集、整理与利用要点

1.1 强化前端收集，保证归档材料完整及时

档案收集应突出完整性、及时性和责任可追溯性。基层单位可依据年度职能、业务事项和文件形成规律编制归档范围清单，将公文、会议材料、合同协议、项目资料及重要业务记录落实到具体部门和责任人[1]。收集不宜等到年终集中补档，而应在事项办结、合同履行、项目验收等节点及时归集正文、附件、签批稿和必要背景材料[2]。电子文件应同步保存形成时间、责任者、文号、版本等元数据。档案人员定期开展完整性检查，对缺件、错版、重复件及时反馈补正，防止重要文件散存在个人电脑或业务系统中。

1.2 统一分类整理，提升档案著录规范程度

档案整理的核心是建立稳定、统一且可持续执行的分类与著录规则。基层单位应结合机构职能和业务特点确定年度、机构或问题等分类方式，并保持同一门类前后口径一致。按照DA/T 22—2015，归档文件整理应围绕组件、分类、排列、编号、编目和装盒等环节规范实施，不能随意拆分具有内在联系的文件。电子档案还应保证文件内容、结构和元数据关联完整，命名规则与目录字段统一。对跨年度项目、连续性合同应预先明确归属原则，整理完成后开展目录与实体核对，为后续查询和数字化利用奠定基础[3]。

1.3 优化利用服务，提高档案信息使用效率

档案利用应从被动查档转向面向业务需求的主动服务。基层单位可分析高频查询事项，围绕审计监督、合同履行、项目验收、人员履历和制度沿革等建立专题目录，提高检索效率。利用过程应设置申请、审核、调阅、复制和归还环节，对涉密、敏感或含个人信息的档案实行分级授权。电子档案可通过权限控制实现在线检索，但应保留利用日志，记录使用人、时间和用途。对重复查询较多的事项，可形成常用数据清单或专题汇编，并根据用户反馈修正题名、关键词和目录描述，使利用结果反向促进收集与整理优化。

2 档案收集、整理与利用管理中的难点

2.1 归档责任边界模糊，前端材料容易缺失

部分基层单位将归档理解为档案人员的单项职责，业务部门在形成文件时没有同步考虑保存价值，会议附件、合同补充协议和项目过程记录等容易散失。特别是人员调整或项目周期较长时，材料可能分散在个人邮箱、电脑和业务平台中，后续补收难度增加。即使制定归档制度，如果未把责任落实到具体岗位和事项节点，也容易出现制度与执行脱节。

2.2 多系统协同不足，电子档案归档质量不稳

部分单位办公系统负责发文，业务平台保存项目数据，档案系统又单独管理目录，同一文件需多次导出和录入，容易产生版本差异。GB/T 18894—2016要求对电子文件归档和电子档案实施规范管理，DA/T 92—2022进一步提出电子档案单套管理要求。若仅完成扫描而未保存必要元数据、签署信息和业务关联，数字化结果难作为可信档案长期利用。

2.3 利用需求识别不足，档案服务价值释放有限

部分基层单位检索仍依赖档案员个人经验，目录题名过于概括或关键词不统一，同类事项常需逐卷逐件翻查。业务部门对档案资源和可提供的服务了解有限，往往只在审计、检查或纠纷发生时临时查阅，服务呈现被动性。另一方面，为提高便利性而无差别开放电子档案，也可能带来权限失控风险。

3 档案收集、整理与利用全过程管理措施

3.1 建立清单化归档机制，推动责任落实到业务前端

第一，应建立归档清单和节点控制机制，将文件形成责任落实到业务前端。基层单位可按年度梳理各部门主要职能事项，逐项列出应归档材料、文件版本、责任岗位和移交时间，并把归档检查嵌入会议办结、合同履约、项目验收等流程。业务部门完成事项后先进行材料自查，兼职档案员核对正文、附件及签批信息，档案人员再进行完整性和规范性复核。对不符合要求的材料应明确退回原因和补正期限；对人员调动、机构调整等特殊情形增加档案交接检查，将“年终集中催档”转变为“日常同步归档”。

3.2 推进标准化电子归档，增强数字档案安全可靠性

第二，应以标准化为基础推进电子档案全过程管理。办公系统、业务系统和档案系统之间应统一文件编号、题名、责任者、日期等核心字段，并明确权威数据源，减少人工重复录入。电子文件归档时，应同步移交正文、附件及必要元数据，并进行格式、完整性和可读性检查。具备电子档案单套管理条件的单位，可依据DA/T 92—2022从制度、系统、资源和安全等方面评估后实施，不能仅以“已有电子版”替代规范归档。

3.3 健全利用反馈机制，形成档案管理持续改进闭环

第三，应建立以利用效果为导向的服务评价和反馈机制。基层单位可将年度查档数量、平均响应时间、未查到原因和高频利用主题进行分类统计，但不宜单纯以查档次数评价服务水平。对审计、项目管理、合同履行等经常使用的档案，可编制专题目录或常用资料索引；对跨部门事项，在权限范围内提供组合检索，减少重复申请。档案利用后应记录用户反馈，重点关注目录准确性、材料完整性和获取时效，对发现的缺项及时追溯形成环节，并将问题反馈至下一年度归档范围和著录规则调整中，形成持续优化闭环。

参考文献

[1]张继东. 大数据背景下文书档案的收集、整理与利用模式创新策略[J].兰台内外,2024,(30):61-63.

[2]栾岚. 档案收集整理工作常见问题与应对策略[J].兰台内外,2021,(18):43-44.

[3]朱峻峰. 档案收集整理的重要意义分析与研究[J].办公室业务,2020,(15):91-92.

李海燕

克什克腾旗宇宙地镇人民政府