滚动信息2

摘要：数字化转型为档案管理效率提升提供了新的技术路径，但当前仍存在基础设施不足、管理规范不统一、安全保障能力较弱等问题。针对上述情况，应完善数字化管理体系，推进档案资源整合与智能应用，强化数据安全防护，并提升管理人员数字化能力，推动档案管理向规范化、智能化方向发展。

关键词：数字化档案；档案管理；智能应用；数据安全

一、数字化背景下档案管理效率提升的现实需求分析

（一）数字化档案管理的发展趋势

随着信息技术快速发展，档案管理逐渐由传统纸质存储向数字化、网络化和智能化方向转变[1]。数字档案资源建设以电子文件归档、数据标准管理和信息系统应用为基础，推动档案收集、整理、检索和利用流程优化。在实际管理过程中，越来越多机构开始采用扫描识别、电子签章、数据库管理等技术，实现档案资源集中存储和分类管理。数字化档案管理不仅改变了档案载体形式，也对档案管理规范、数据质量控制和系统安全提出更高要求，促进档案工作由保管型管理向服务型管理转变。

（二）数字化转型对档案管理效率提升的作用

数字化转型能够优化档案管理业务流程，提高档案资源利用效率和信息服务能力。传统档案管理依赖人工查找、分类和登记，容易受到存储空间、检索速度和人员经验限制。数字化系统通过建立档案数据库，实现档案目录自动关联、全文检索和快速调阅，减少人工操作环节，提高档案查询效率。在档案收集和整理过程中，信息化平台能够规范电子文件归档流程，降低资料遗漏和重复整理问题。结合数据分析技术，管理人员还可掌握档案利用需求变化，为档案资源开发和管理决策提供数据支持[2]。

二、档案管理数字化应用中存在的问题

（一）档案数字化建设基础支撑不足

部分档案管理数字化建设仍存在基础设施配置不足的问题，档案信息系统、存储设备和网络环境难以完全满足长期管理需求。在纸质档案数字化过程中，扫描加工、图像识别、数据录入等环节需要投入较多资源，部分档案存在格式不统一、数据质量不高等情况。数字化平台与业务管理系统之间衔接不足，也影响档案资源整合和共享应用效率[3]。

（二）档案信息管理规范化水平有待提升

数字化档案管理对数据标准、分类规则和归档流程提出了更高要求，但部分管理环节仍存在规范执行不到位的问题。电子文件在形成、流转、归档过程中，可能出现命名不统一、元数据缺失、分类标准不一致等情况，影响档案检索和利用效果。部分管理人员对数字档案规范要求掌握不足，导致档案数据质量控制难度增加。

（三）数字化档案安全保障能力不足

数字化档案依托信息系统存储和传输，面临数据丢失、非法访问和网络攻击等安全风险。部分档案管理系统在权限控制、数据备份、访问审计等方面仍需完善，难以全面保障档案信息安全。电子档案长期保存还涉及存储介质稳定性和数据迁移问题，需要建立更加完善的安全管理机制。

三、数字化背景下提升档案管理效率的优化策略

（一）完善档案数字化管理体系建设

提升档案管理效率需要建立完善的数字化管理体系，明确档案收集、整理、归档、保存和利用等环节的标准要求。应结合电子文件管理规范，完善数字档案归档制度，统一档案分类规则、数据格式和元数据标准，确保档案信息完整准确。在数字化建设过程中，应加强档案管理系统、存储设备和业务平台之间的衔接，优化档案资源管理流程。针对纸质档案数字化加工，应规范扫描质量控制、图像处理和目录著录流程，提高数字档案数据质量，为后续检索利用提供可靠基础。

（二）推进档案资源整合与智能化应用

档案资源整合是提升数字化管理效能的重要方向，应打破不同类别档案之间的信息分散状态，建立统一的数据管理平台，实现档案资源集中管理和高效利用。在资源整合过程中，应加强目录数据关联和全文信息融合，提升档案检索精准度。结合人工智能、文本识别和数据分析技术，可实现档案自动分类、关键词提取和智能检索，减少人工整理工作量。对于利用频率较高的档案资源，可开展专题数据分析和信息服务，提高档案资源在管理决策和业务开展中的应用价值[4]。

（三）强化档案安全管理与数据保护机制

数字化档案管理应将信息安全作为重要保障，建立覆盖数据存储、传输、访问和备份全过程的安全防护体系。在系统管理方面，应完善用户权限分级机制，根据岗位职责设置访问范围，避免无授权操作造成信息泄露。针对重要档案数据，应采取定期备份、异地存储和数据恢复措施，提高档案抗风险能力。网络环境下，还需加强系统漏洞检测、日志记录和安全审计，及时发现异常访问行为。电子档案长期保存过程中，应关注存储介质更新和数据格式迁移，保障档案信息持续可读取[5]。

（四）提升档案管理人员数字化业务能力

数字化背景下，档案管理人员不仅需要掌握传统档案业务知识，还应具备信息系统操作、数据管理和安全防护等综合能力。管理人员培训应围绕电子文件归档、数字档案系统应用、数据质量控制等内容开展，提高实际操作水平。针对数字化建设中的新技术应用，可组织系统操作培训和业务交流，使人员熟悉智能检索、数据维护和信息分析等功能。档案管理岗位还应建立持续学习机制，及时更新数字化管理理念，适应档案资源管理方式和服务模式的变化。

四、结束语

数字化背景下，档案管理效率提升需要以技术应用为支撑，以制度建设为保障，持续优化管理流程。通过完善数字化体系、加强资源整合、强化安全防护和提升人员能力，可推动档案管理实现高效运行，为档案资源价值发挥提供可靠保障。

参考文献

[1]李莎莎.数字化背景下推进事业单位档案管理工作提升的策略[J].四川劳动保障,2023(12):12-13.

[2]安彩英.基于档案信息化建设的档案管理效率提升探索[J].中国科技纵横,2025(19):137-139.

[3]匡朝霞.数字化档案管理的挑战与对策研究[J].办公自动化,2025,30(14):85-87.

[4]常静.提升机关事业单位档案管理工作效率的路径研究[J].兰台内外,2025(13):58-60.

[5]尹声声.数字化转型背景下档案管理的效率提升研究[J].绥化学院学报,2024,44(12):137-141.

许正娟

会理市教育和体育局